Die Digitalisierung der Schulen hat in den letzten Jahren enorm an Fahrt gewonnen. Doch mit der wachsenden Anzahl an Tablets, digitalen Tafeln und Software-Lizenzen steigt auch der administrative Druck. Eine lückenlose Inventarisierung an Schulen ist heute weit mehr als eine Pflichtaufgabe, sie ist das Fundament für eine effiziente Verwaltung, rechtssichere Dokumentation und eine nachhaltige Unterrichtsplanung.
Gerade bei zunehmender Gerätevielfalt und der Verantwortung gegenüber öffentlichen Fördermitteln werden manuelle Listen schnell unübersichtlich. inventorio bietet hier eine moderne, webbasierte Lösung, die speziell auf die Anforderungen von Schulen, IT-Verantwortlichen sowie Schulträgern zugeschnitten ist.
- Mangelnde Aktualität: Wer hat das Gerät zuletzt ausgeliehen? Wo befindet sich der defekte Beamer wirklich?
- Fehlende Historie: Wann endet die Garantie der digitalen Tafeln? Wo ist die Rechnung für die Versicherung hinterlegt?
- Support-Stau: Wenn Störungen per E-Mail oder Zettel gemeldet werden, verlieren IT-Administratoren oft den Überblick über offene Aufgaben.
Eine professionelle Inventarverwaltung schließt diese Lücken und vernetzt alle Beteiligten – von den Lehrenden bis zu den Schulträgern.
Strategische Bedeutung für Schulträger
Für Kommunen ist eine verlässliche und aktuelle Datenbasis eine zentrale Grundlage für fundierte Entscheidungen. Dies betrifft insbesondere zwei Bereiche:
1. Rechtssicherheit und Versicherungsschutz
Im Falle eines Diebstahls oder Schadens verlangen Versicherungen in der Regel detaillierte Nachweise, etwa zu Seriennummern oder Anschaffungswerte. inventorio ermöglicht es, diese Informationen strukturiert zu erfassen und bei Bedarf übersichtlich bereitzustellen. Auch gegenüber Rechnungsprüfungsämtern bietet eine lückenlose Dokumentation des gesamten Lebenszyklus von Geräten eine wichtige Absicherung für alle Verantwortlichen.
2. Bedarfsplanung und DigitalPakt 2.0
Mit dem kommenden DigitalPakt 2.0 rückt die nachhaltige Bewirtschaftung digitaler Infrastruktur stärker in den Fokus. Eine transparente Übersicht über Alter, Zustand und Nutzungsdauer der Hardware unterstützt Schulträger dabei, Investitionen gezielt zu planen. Anstatt pauschal neu zu kaufen, können Budgets auf Basis valider Daten dort eingesetzt werden, wo der Bedarf am größten ist.
Digitale Inventarverwaltung mit inventorio: Die Funktionen
inventorio ist ein dynamisches Werkzeug, das den gesamten Lebensweg eines Objekts begleitet.
Ganzheitliche Erfassung
Jedes Inventarstück erhält ein individuelles Gesicht. Ob Hardware oder Mobiliar – über die inventorio-App können Geräte direkt vor Ort gescannt werden. Ein Scan des QR-Code-Etiketts genügt, um den Standort zu ändern oder Nutzer:innen zu aktualisieren.
Integriertes Support-Management (Ticket-System)
Bemerkt eine Lehrkraft einen Defekt, scannt sie den QR-Code am Gerät und eröffnet ein Ticket. Die IT-Verantwortlichen sehen sofort: Welches Modell ist betroffen? In welchem Raum steht es? Besteht Garantie? Dies verkürzt die Kommunikationswege und sorgt dafür, dass die Technik für die Schüler:innen schneller wieder einsatzbereit ist.
Professionelle Geräteausleihe
Der Verleih von mobilen Endgeräten an Schüler:innen wird mit inventorio digitalisiert. Von der Ausgabe über die digitale Unterschrift bis zur Rücknahme wird jeder Schritt rechtssicher dokumentiert.
Zentrale Dokumentenverwaltung
Rechnungen, Wartungsverträge oder Anleitungen werden direkt am Objekt hinterlegt. So haben alle Berechtigten sofortigen Zugriff auf die Unterlagen – egal ob im Schulbüro oder in der kommunalen IT-Abteilung.
Beschaffung, Bedarfsplanung und Berichte
Über automatisierte Dashboards liefert inventorio Antworten auf kritische Fragen: Wie viele Laptops müssen nächstes Jahr ersetzt werden? Wie hoch ist der aktuelle Gesamtwert des Inventars?
Diese Berichte ermöglichen eine proaktive Verwaltung statt eines bloßen Reagierens auf Engpässe.
Ein starkes Ökosystem: inventorio und die IServ-Gruppe
Seit November 2025 ist die inventorio GmbH offiziell Teil der IServ-Gruppe. Dieser Zusammenschluss bündelt die Expertise zweier Spezialisten im Bildungsmarkt.
Für die Anwendenden bedeutet das vor allem Zukunftssicherheit. inventorio bleibt eine eigenständige, plattformunabhängige Lösung. Auch wenn Sie andere Systeme wie MDM-Lösungen (z. B. Relution, Jamf) oder pädagogische Oberflächen nutzen, profitieren Sie von der vollen Funktionalität. Die Software passt sich Ihrer IT-Infrastruktur an, nicht umgekehrt.
Gleichzeitig entstehen für Schulen, die bereits die IServ Schulplattform nutzen, wertvolle Synergien. Die Integration wird stetig vertieft, um den Datenaustausch zwischen Benutzerverwaltung und Geräteinventar so nahtlos wie möglich zu gestalten.
Fazit: Zeit für das Wesentliche gewinnen
Erfolgreiche Digitalisierung braucht Struktur. inventorio nimmt Lehrkräften und IT-Admins die Last der manuellen Verwaltung ab und schafft Transparenz für Schulträger. Indem Inventarisierung, Support und Planung in einer Plattform gebündelt werden, gewinnen Schulen wertvolle Zeit für die pädagogische Arbeit zurück.
Einfach loslegen: Demoaccount & Importvorlage
Möchten Sie die Inventarisierung an Ihrer Schule vereinfachen? Mit einem kostenlosen 14-tägigen Demoaccount können Sie alle Prozesse direkt in der Praxis testen. Für einen schnellen Start bietet inventorio zudem eine Importvorlage an, mit der vorhandene Daten unkompliziert übernommen werden können. So starten Sie direkt mit einer strukturierten Datenbank ohne manuellen Übertragungsaufwand.
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BILD-CREDITS: inventorio GmbH
